Motiv
Führen auf Distanz ist mehr als Videokonferenz

Führen auf Distanz ist mehr als Videokonferenz

5 Punkte wirkungsvoller Distanzführung

Bei wirkungsvoller Teamführung auf Distanz kommt es insbesondere auf 5 Punkte an. Wir beleuchten diese 5 Punkte und geben Tipps und Anregungen.

Die Kommunikation im Team ist in Zeiten der Pandemie eine echte Herausforderung. Nach einem Jahr Ausnahmezustand in der Teamführung zeigt sich, wie bedeutend die Teamkommunikation ist. Auch wenn jetzt wieder Lockerungen möglich sind und mehr Präsenztermine stattfinden, wird die Zukunft in einem „Sowohl-Als-Auch“ liegen: Neben Präsenzterminen wird ein guter Teil der Teamführung auf Distanz in der Remote-Welt bleiben. Wir bleiben also flexibel, aber wie?

Teil 1: Technik

Entscheidend sind Haltung, Stabilität und Anwenderkompetenz.

Führungskräfte, die Distanzführung als Teil des „Sowohl-als-auch“ aktiv annehmen, gestalten ihre Teamkommunikation mit dem „Besten aus beiden Welten“. Sie machen an Beziehung und Teamklima sowie an der strategischen Grundausrichtung in Präsenz und machen in Remote-Arbeit die operative Performance. Sie nutzen das Einsparen von Fahrt- und Transferzeiten im Team durch Online-Möglichkeiten für mehr statt für weniger Kommunikation. Und Sie: Welche Haltung haben SIE als Führungskraft zur Nutzung von IT-Tools in der Teamführung?

Die digitale Teamkommunikation findet allerdings nur dann Akzeptanz und Routine, wenn die technische Lösung stabil auf allen Rechnern läuft und jeder sie technisch auch nutzen kann. Meetings, in denen es zumindest teilweise darauf ankommt, sich auch zu sehen, entfalten ihre Wirkung in Teams nicht gut, in denen durch das letzte Systemupdate die Kamerafunktion deaktiviert ist.

Zu einem gelungenen Online-Workshop gehört deshalb ein Technik-Check vor der Veranstaltung. Das ist speziell da wichtig, wo Systeme und Lösungen genutzt werden, die nicht jeden Tag im Einsatz sind.

Nicht zuletzt kommt es auf die „Trittsicherheit“ im Einsatz der genutzten Tools an. Das Nutzen von Tools kann im Rahmen von Teamveranstaltungen durchaus anspruchsvoll sein, wenn man sie zum ersten Mal bedient. Ich denke da speziell an den Einsatz virtueller Whiteboards, in denen im Team kollaborativ/ gemeinsam an einem Konzept gearbeitet wird. In unseren Veranstaltungen half uns in den letzten 18 Monaten eine Sequenz zum technischen Onboarding. Wir haben in Workshopabläufen bewusst Zeit eingeplant, um erste Anwendererfahrungen zu ermöglichen.

Wir empfehlen:

  1. Setzen Sie Anwendungen, die in der digitalen Teamführung genutzt werden sollen, auch regelmäßig ein.
  2. Setzen Sie bei der erstmaligen Nutzung eines neuen Tools ein „technisches Onboarding“ auf. Dazu ist es hilfreich eine IT-affine Person als Moderator zu nutzen (das kann, muss aber nicht die Führungskraft sein). Der Moderator sollte sich dann genügend Zeit einplanen, die notwendigen Funktionen (idealerweise spielerisch) mit dem Team zu erschließen. Dabei ist es wichtig, alle mitzunehmen. Das bedeutet, dass technische Onboarding ist dann zu Ende, wenn die am wenigsten affinen Teilnehmer die grundlegenden Funktionen beherrschen.
  3. Versuchen Sie die Erschließung neuer Technik mit Spaß und Gemeinsamkeit zu erschließen. Das reduziert Ängste und fördert die Neugier und Offenheit für Neues.
Teil 2: Kommunikation & Team

Kommunikation ist mehr als Informationsweitergabe

Kommunikation ist das A und O – ohne sie funktioniert kein Team. Und: Kommunikation ist mehr als Information. Teamkommunikation hat – wenn wir das mit Präsenzmeetings vergleichen – einfach sehr viele Facetten:

  • Vor dem Termin: Informelle Gespräche/ Austausch bei Kaffee
  • Zu Beginn: Information der Führungskraft und Meinungsaustausch dazu
  • Arbeitspunkte am Flipchart/ Whiteboard: Wie gehen wir eigentlich bei Thema … vor?
  • In der Pause: Persönliche, launige Gespräche (gut für die Teamstimmung)
  • Aus Gestik/ Mimik/ der Gesprächssituation heraus: Wo sind Bauchschmerzthemen und wie gehen wir damit um?
  • Nach dem Meeting: Das 1:1 Gespräch mit Herrn X oder Frau Y, weil Sie nochmals „off-record“ einen Eindruck gewinnen wollen, wie es mit dem neuen Projektthema und dem hohen Zeitbedarf dafür klappt

Fehlt das persönliche Zusammenkommen in einem Raum, respektive wird sie durch Videokonferenz ersetzt, finden einige dieser Punkte einfach nicht mehr statt. Die technisch bedingte Nüchternheit, Kompaktheit von Online-Formaten oder zu wenig nonverbale Kommunikationsmöglichkeiten machen sich bemerkbar. Konkrete Schlussfolgerung: Wenn man in der Videokonferenz so vorgeht wie vorher in Präsenz erzielt man dennoch andere Ergebnisse.

Wählen Sie funktionale Formate im richtigen Rhythmus

Aber auch die Rahmenbedingungen sind anders. Zwei wichtige Punkte kommen noch hinzu, denn man muss sich gezielt für Gespräche verabreden, weil zufällige Begegnungen auf dem Gang und woanders fehlen. Das ist für viele Führungskräfte zeitintensiv. Und persönliche Belastungen sind für alle während der Pandemie gestiegen, Sie als Führungskraft müssen deutlich mehr kommunizieren und ein offenes Ohr für Ihre Mitarbeitenden zeigen.

Wichtig deshalb: Entwickeln Sie als Führungskraft Ihren Meeting-Rhythmus für das Team.

Sie brauchen passende Formate für eine leistungsfähige Kommunikation im und mit dem Team. Das müssen diese Formate z.B. abbilden:

  • Informationsvermittlung z.B. Weekly, Videokonferenz oder Info-Call wöchentlich/ 14 tägig (wichtig: Festes Zeitfenster, lieber häufiger und kürzer, nur Information, straffe Moderation)
  • Teamdialog/ Teamrunde für aktiven Austausch z.B. alle 1-2 Monate. Gemeinsam an einem Thema arbeiten, z.B. Beratertreff, Videokonferenz à hier Kamerafunktion von Bedeutung! (wichtig: Aktive Einbindung, gemeinsam Agenda festlegen, Moderationswechsel, mit live-Votings arbeiten, etc.)
  • Kreativprozesse/ Workshops im Team anlassbezogen, mindestens 1-2 pro Jahr. Wenn möglich sollten sie in Präsenz sein. Falls nicht möglich: Videokonferenz mit Whiteboard-Funktion
  • Einzelgespräche mindestens monatlich, um nah am Team zu sein, Vertrauensaufbau zu schaffen, persönliche Entwicklung zu betreiben oder an Konflikten zu arbeiten
  • Teamevents 2-3 im Jahr (je nach Teamkultur), abseits von fachlichen Themen. Gemeinsame Zeit, um am Teamgefüge und gegenseitigem Verständnis zu arbeiten

Je nach Möglichkeit finden Sie als Führungskraft im Kontext der Sowohl-Als-Auch-Zukunft in ihrer Distanzführung auch einen Rhythmus von Präsenz- und Online-Terminen. Informationsvermittlung lässt sich dabei recht gut online durchführen. Für Kreativprozesse und Teamworkshops ist die Zusammenkunft in Präsenz vorzuziehen.

Planen Sie Zeiten zur Teamentwicklung

Unsere Tipps für Ihr Vorgehen als Führungskraft:

  1. Werden Sie sich (mit Ihrem Team) klar, welchen Informations-, Austausch- und Entwicklungsbedarf sie wahrnehmen
  2. Trennen Sie gedanklich Sachinformation und Zeit für Teamentwicklung. Bleiben Sie beim der Information knapp und straff und räumen Sie der gemeinsamen Arbeit ausreichend Zeit ein
  3. In den Teamformaten, in denen es um gemeinsames, aktives Arbeiten geht: Finden Sie Mechanismen (Moderationswechsel, Agendaabfrage, Votings, etc.), die diese Aktivität unterstützen
  4. Haben Sie die Kommunikationskultur im Team im Blick. Damit ein Teamgefühl entsteht und bleibt braucht es Kommunikation. Schaffen Sie Formate und den Rahmen, damit diese Kommunikation stattfinden kann.
Teil 3: Tools

Vom Ende her denken – die Wirkung

Welche Tools nutzen Sie, um die Remote-Führung wirkungsvoll zu organisieren?

Im ersten Beitrag haben Sie Ihre Haltung zur Remote-Führung erforscht. Dann haben Sie mit Ihrem Team die für Sie passende Balance zwischen Präsenz- und Remote-Formaten gefunden. Nun steht für den Remote-Teil die Frage an, welche Tools Sie nutzen wollen.

Zu Beginn stellt sich die Frage, was das jeweilige Meeting-Format für Sie und Ihr Team leisten soll. Hierbei wird schnell klar, dass nicht alles über die klassische Videokonferenz abgebildet werden kann. Um Ihre Distanzführung im Digitalzeitalter passend zu gestalten, sind folgende Überlegungen wichtig:

Was findet synchron, was asynchron statt?

Muss Kommunikation oder Zusammenwirken zeitgleich stattfinden, spricht man von synchroner Kommunikation. So ist das z.B. in einer Videokonferenz, da hier alle parallel zugeschaltet sein müssen.

Bei der asynchronen Kommunikation findet der Austausch oder die Zusammenarbeit nicht zeitgleich statt. Beispiele sind hier virtuelle Kanban-Boards, auf denen Teammitglieder zeitlich losgelöst voneinander agieren können.

Asynchrones Vorgehen eignet sich bei größeren Projekten, die sich gut in Teilprojekte aufteilen lassen. Hier befinden sich zunächst alle Teilaufgaben im „Aufgabenspeicher“ (auch „Backlog“) und können dann von einem Teammitglied als „ist gerade in Bearbeitung“ oder „ist erledigt“ markiert werden. Jeder im Team hat Zugriff auf das Board, kann sich ein aktuelles Bild machen und weiß, mit wem sie/er sich bei Abhängigkeiten zum eigenen Aufgabenteil abstimmen kann.

Kanbanboards verschaffen Allen den Überblick

Wichtig für Sie im Team: Sie überwinden Terminengpässe mit einem guten Mix aus asynchroner und synchroner Kommunikation. Das Team braucht wenige und kompakt umsetzbare Termine, um das Board gemeinsam zu strukturieren und sich zu bestimmten Meilensteinen abzustimmen. Darüber hinaus findet die teaminterne Kommunikation durch Arbeit im Board und punktuelle Abstimmungen zwischen den Betroffenen statt. Nachfolgend ist eine Variante aus dem System Trello, das Vorgehen funktioniert aber auch mit Microsoft Planner, Meistertask, oder speziell für Volksbanken Raiffeisenbanken auch in VR-WORKS.

Bringen Sie neue Werkzeuge zu Ihrer nächsten Sitzung mit

Über die Videokonferenz-Lösungen hinaus gibt es einige Tools, die gemeinsames, also kollaboratives Arbeiten an einem Board ermöglichen. Alle sind gemeinsam auf dem Board, alle sehen woran andere gerade arbeiten und es gibt die Möglichkeit zur Live-Moderation. Klassische Beispiele sind Punkteabfragen oder Brainstormings zu bestimmten Themen. Das gemeinsame Ergebnis kann als PDF exportiert werden. Viele Muster in diesen Lösungen erleichtern SWOT-Analysen, Team-Retrospektiven oder die Nutzung einer Canvas.

In der folgenden Abbildung finden Sie ein Beispiel mit „ConceptBoard“, darüber hinaus wären MiroBoard, Microsoft Whiteboard usw. gute, ebenfalls kostenlose Alternativen. 

Teil 4: Führung & Fürsorge in der Distanzführung

Sie sind eine fürsorgende Führungskraft

Zu Präsenzzeiten laufen Sie morgens an den Büros der Mitarbeitenden vorbei, grüßen freundlich oder halten kurze Gespräche. Vielleicht halten Sie auch Ihre Bürotür offen, um mit einem „Ohr“ bei Ihrem Team zu sein. Sie offerieren durch Ihre Präsenz Nähe und Raum zum Austausch und bemerken Stimmung und Stimmungsveränderungen. Dabei nehmen Sie bewusst und unbewusst sehr viele Informationen wahr, die sowohl sprachliche als auch körpersprachliche Informationen beinhalten.

Paul Wazlawik hat einmal gesagt: „Wir können nicht nicht kommunizieren“.

Viele Mitarbeitenden verlassen sich bei ihrer täglichen Arbeit darauf, dass ihre Führungskraft die Fürsorge für das Team im Blick behält. Je nach Persönlichkeit ist die Gewichtung der Notwendigkeit hierfür unterschiedlich, aber dennoch ist die Rolle und die damit verbundene Aufgabenverteilung meisten klar der Führungskraft zugeordnet. Nur, wie übertragen Sie diese sichtbaren und unsichtbaren Rollen, Aufgaben, Strukturen und Erwartungen in den virtuellen Raum, wenn Sie auf Distanz führen?

Wir haben Ihnen hierzu einige Ideen und Tipps zusammengefasst, die sich in der digitalen Führungspraxis bereits bewährt haben:

Unser Tipp 1: JOUR FIXE online – effizient und dennoch Nähe schaffend

Einen Eindruck von der aktuellen Stimmungslage in kleinen Teams (3 - 12 Personen) können sie beispielsweise erhalten, wenn Sie sich regelmäßig (z.B. wöchentlich) zu einer Videokonferenz verabreden. Diese sollte so kurz und effizient wie möglich gestaltet sein, um allen einen echten Mehrwert zu verschaffen.

Idee zum Format:

  1. Kamera an!
    Bitten Sie alle Mitarbeitenden die Webcam anzustellen und gewinnen Sie ein Gespür für nonverbale Signale.
  2. Moderator & Time Keeper
    Legen Sie im Team fest, wer die Onlinekonferenz moderiert und auf die Zeit achtet. Das können zwei verschiedene Personen sein und es kann rollieren. Sie als Führungskraft brauchen nicht zwingend die Moderation übernehmen und haben so evtl. auch mehr Aufmerksamkeit auf die Beobachtung ihres Teams.
  3. Klare Struktur & Erwartungen im Vorfeld kommunizieren
    Wozu treffen wir uns? Was wird erwartet? Wieviel Zeit steht jedem dazu zur Verfügung? Was kann vorbereitet werden?  

Bewährt hat es sich für einen effizienten Jour Fixe, dass der Moderator begrüßt und dann nacheinander jeden Teilnehmer auffordert, seinen Wortbeitrag zu leisten. Dabei achtet der Time Keeper darauf, dass die Teilnehmer ihren Zeitrahmen nicht überschreiten. Das kann charmant und humorvoll geschehen, z.B. durch kleine Hinweis-Karten „noch eine Minute“; „Time out“

Jeder Teilnehmer sollte außerdem im Vorfeld eine Information erhalten, was in seinem Wortbeitrag enthalten sein sollte und wie viel Zeit ihm/ihr dazu zur Verfügung steht, z.B. erhält jeder 2 Minuten, um die folgenden Fragen zu beantworten

  1. Woran arbeitest du gerade?
    (z.B.: Ich kümmere mich gerade um das Projekt XY… Dabei ist herausfordernd…. Deshalb…)
  2. Was brauchst du? Was wünschst du dir?
    (… brauche ich Unterstützung bei der Recherche, um die Frage zu beantworten wie…)
  3. Wie geht es dir insgesamt?
    (Ich bin zwar effizient, aber mir fehlt der Small Talk und der persönliche Austausch…)

Zur Beantwortung der letzten Frage können auch Hilfsmittel eingesetzt werden, z.B. eine Skala von -10 bis +10 oder Emotionskarten – je nach Geschmack.

Diese eingesetzten Instrumente können auf einem gemeinsam bearbeitbaren Whiteboard abgebildet werden.

So haben Sie – je nach Teamgröße – innerhalb von 6- max. 30 Minuten einen Überblick was jedes Teammitglied im Blick hat und wie die Stimmungslage ist. Je nachdem was gesagt wurde, können Sie bilateral weiter nachhaken und gezielt unterstützen.

Probieren Sie neue Wege aus! Das ist Veränderungsfähigkeit.

Unser Tipp 2: Mittagessen gemeinsam mit allen Sinnen genießen

Verabreden Sie sich einfach mal zur Mittagspause online zum gemeinsamen Austausch. Genau wie in der Kantine, können Sie sich auch virtuell „gegenüber sitzen“. Um nachzuvollziehen, welches Menü Ihr Gegenüber heute gewählt hat, kann er oder sie Sie vielleicht mit Geruchs- oder Geschmacksinformationen versorgen. Probieren Sie es einmal aus. Dieses Format eignet sich auch nur für kleinere Teams von max. 6 Personen.

Unser Tipp 3: Kreativer und beweglicher zusammen arbeiten durch Telefon-Spaziergänge

Mögen Sie Bewegung? Bei einem Spaziergang kann Ihr Blick in die Ferne schweifen, was nicht nur Ihre Augen entspannt. Durch eine höhere Gelassenheit, aktiviert Ihr Gehirn verstärkt die rechte Gehirnhälfte, was Ihnen zu einer Steigerung Ihrer Kreativität verhilft. Keine Sorge: Sie werden durch diese erhöhte Gelassenheit effizienter! Ermutigen Sie auch Ihre MitarbeiterInnen dazu, einmal an einem anderen Ort als ihrem Heimarbeitsplatz über Themen nachzudenken. So führen Sie sie in einen anderen Kontext. Dies ist insbesondere dann hilfreich ist, wenn der Arbeitsplatz bereits unterbewusst mit Stress assoziiert wurde und deshalb Denkblockaden ausgelöst hat. Sie werden sehen, dass sich neue Wege und Lösungen ergeben.

Unser Tipp 4: Entspannte Sprechstunden inkl. Heißgetränk

Trinken Sie und Ihre Mitarbeitenden gerne Kaffee oder Tee? Tun sie das gerne auch über die Distanz gemeinsam. Wärmende Getränke steigern unser Wohlbefinden und wir sind eher bereit neue Lösungen zu suchen. Wenn Sie auch vorher eine feste Sprechstunde für Ihre Mitarbeitenden hatten nennen Sie es das nächste Mal Kaffeepause, um die Einstiegshürde zu senken.

Teambuilding fest einplanen

Unser Tipp 5: Spaß trägt maßgeblich zur Leistungskraft Ihres Teams bei

In regelmäßigen Abständen sollte auch ein Remote-Team in Präsenz zusammenkommen und gemeinsam eine Erfahrung machen, bei der es um das persönliche Kennenlernen und den gemeinsamen Spaß geht. Gerade in transformativen Zeiten, brauchen wir Sympathie als Verständnis-Unterstützung.

Unser Tipp für die Gestaltung von Teamtagen:

  1. Achten Sie auf niedrige Hürden!
    Halten Sie das Programm für diese Teamtage entspannt, damit das Team genug Zeit und Raum zum Austausch hat. Gerade die Pausen sind oft sehr wertvoll. Gestalten Sie die Aktivitäten nicht zu kompliziert und fordern Sie keine Höchstleistungen in sportlicher Hinsicht.
  2. Binden Sie alle mit ein!
    Wählen Sie Aktivitäten, die für alle leistbar sind und alle einbinden.

Wenn die Teammitglieder Zeit erhalten sich gegenseitig zuzuhören schaffen Sie eine gemeinsame Identität.

Neben gut planbaren Teamtagen, empfehlen wir, auch spontane Erfolge zu feiern. Sie haben einen tollen Abschluss machen können? Wie wäre es dann mit einer Eis- oder Pizzabestellung und der passenden Musik für eine spontane Spaßpause? Lassen Sie dabei den Ruhm und die Anerkennung allen Teammitgliedern zugutekommen. Klingt verrückt? Gut so.  

Unser Tipp 6: Unstimmigkeiten & Konflikte angehen – erst recht in der Distanzführung!

Erfolgreiche Teams können Diversität & Konflikt!

Konfliktfähigkeit ist nicht angeboren. Wir müssen sie trainieren! Dafür ist es wichtig, dass wir Unstimmiges wahrnehmen und so ansprechen lernen, dass sie „keine weiteren Schäden anrichten“ und die daraus entstandenen Lernchancen auch genutzt werden.

Deshalb sollten Sie als Führungskraft das Thema Konflikte und Unstimmigkeiten in ihren Prioritäten weit oben ansetzen:

  1. Kommunizieren Sie Ihr Führungsverständnis zum Thema Konflikte und gestalten Sie gemeinsam im Team, wie sie mit Unstimmigkeiten und Konflikten umgehen wollen
  2. Seien Sie selbst Vorbild: Sprechen Sie selbst Unstimmiges unverzüglich an. Halten Sie sich dabei an gängige Instrumente für die Konfliktkommunikation. (z.B. gewaltfreie Kommunikation)
  3. Bieten Sie ihren Mitarbeitern im Einzeltelefonat Konfliktmediation an, am besten bei einem Spaziergang
  4. Versuchen Sie, Ihre Mitarbeiter zunächst zu befähigen, den Konflikt selbst zu lösen. Bieten Sie sich erst als Mediator an, wenn Sie konkret darum gebeten werden!
Teil 5: Selbstfürsorge

Was zeichnet heute LeistungsträgerInnen aus? Was zeichnet Talente aus? Was zeichnet Führungskräfte aus?

Nach wie vor sind es die Ergebnisse, die zählen, aber die Herausforderungen, um sie zu erreichen haben sich verändert.

An Wissen kommen wir heute recht schnell heran; Fleißarbeiten erledigen heute oft intelligente Softwareprogramme. Uns zeichnet aus, dass wir innovativ denken können, so u.a. Gebrauch von „KI“s und „machine learning“ machen können. Um innovativ denken zu können, brauchen wir allerdings das „richtige Maß an gelassener Stimmung“, weil wir sonst keinen Zugriff auf die Fähigkeiten unserer rechten Gehirnhälfte haben. Um dieses Maß an Gelassenheit zu erzielen, benötigen wir emotionale Regulierung. Das nennen wir Selbstmanagement. Darüber hinaus brauchen wir eine Revolution der Arbeitswelt und damit eine kritische Reflexion unserer Routinen und Strukturen an die wir uns allzu gerne anpassen anstatt sie sinnvoll und individuell zu gestalten.

Mit dem richtigen Maß an Gelassenheit haben wir auch Zugriff auf unsere kognitiven und emotionalen Fähigkeiten. So können wir eine/n Kund(e)In erfolgreich begeistern, eine/n MitarbeiterIn nachhaltig motivieren, zwischenmenschliche Konflikte schlichten und unsere Intuition wahrnehmen und nutzen.

Führung bekommt eine ganz neue Dimension

„Setzen Sie sich zunächst die eigene Atemmaske auf und helfen Sie dann anderen!“

Dies ist ein bewährter Spruch der FlugbegleiterInnen bei der Sicherheitseinweisung. Erfolgreiche Führungskräfte sind sehr gut darin, sich selbst zu regulieren, sich selbst positiv zu motivieren und sich selbst in Stresssituationen zu beruhigen. Dazu haben sie sich Routinen, Rituale und Traditionen geschaffen, um mental und körperlich fit zu sein. Dazu hinterfragen sie Konventionen und eingeschlichene Routinen und setzen den Fokus ihres Handelns auf die Sinnhaftigkeit in Bezug auf das zu erreichende Ziel. Dadurch sind sie flexibel und können spontan auf Veränderungen reagieren. Dadurch strahlen sie Begeisterung aus mit der sie andere mitreißen. Sie begeben sich nicht „in den Ring“, wenn sie nicht top fit sind.

Achtung Routinen!

Wir sind zu einem großen Teil von Routinen und routinierten Abläufen geprägt. Traditionen, Rituale und tägliche Routinen geben uns Sicherheit und Orientierung. Viele laufen unbewusst ab. Die Rollen, die wir in unserem Leben übernehmen, sind meist auch stark von Routinen geprägt.

Durch die Pandemie beschleunigt, hat sich unsere Arbeitswelt verändert. Der tägliche Weg zur Arbeit, der Gang zur Kaffeeküche, die Mittagspause in der Kantine und die Strukturen und gelebte Ordnung im Büro sind teilweise komplett verändert durch Homeoffices.

Genauso schnell wie wir uns den bereits gelebten Strukturen und Regeln im Büro angepasst haben, haben wir uns an die neuen Abläufe im virtuellen Arbeiten angepasst.

Wir beobachten seit knapp 2 Jahren, dass bei Vielen „ein Call den nächsten“ jagt; dass uns diese Termine von anderen in unsere Kalender eingestellt werden; dass Vielen zu Hause „mehr schaffen“, weil sie effizienter arbeiten, aber auch, weil die Arbeitszeiten sehr früh morgens beginnen und/oder spät abends enden und teilweise auch am Wochenende so einiges erledigt wird, weil der Schreibtisch viel zu nah am Bett oder Sofa steht.

Eine klare Grenze zwischen Frei- und Arbeitszeit; zwischen Ruhezone und Arbeitsbereich und zwischen Ent- und Anspannung lässt sich bei vielen Menschen nicht mehr finden.

Es fällt uns viel leichter, uns anzupassen anstatt uns selbst zu organisieren!

In der Folge erschöpfen wir vor zu viel Fremdbestimmung und dann fällt es uns noch schwerer aus dem Hamsterrad wieder herauszukommen.

Nutzen Sie die Chancen der Veränderung und richten Sie sich Ihre Routinen bewusst, willentlich und gesund ein!

Routinen können im Alltag entlasten

Alles, was wir nicht immer wieder neu auswählen oder entscheiden müssen, weil wir bereits eine Routine dazu haben, verbraucht auch keine oder kaum noch Energie. Wenn Sie also möglichst zur selben Zeit die Arbeit aufnehmen, zum Sport gehen, Mahlzeiten einnehmen, zu Bett gehen usw., dann kann sich der Körper und Geist darauf einstellen und ist nicht mit kontinuierlichen Anpassung belastet.

Unser Tipp 1: Sich selbst wertschätzen!

Nun wissen Sie, dass Sie besser, effizienter und souveräner sind, wenn Sie entspannter und gelassener an ihr Tageswerk herangehen. Sie wissen, dass Routinen – wenn bewusst eingesetzt – Ihnen dabei behilflich sein können. Nun brauchen Sie noch eines: Richten Sie sich Ihre Routinen so ein, dass sie Sie zu Hochleistungen befähigen. Seien Sie sich das wert und haben Sie den Mut, diese auch umzusetzen.

Unser Tipp 2: Gönnen Sie ihrem Gehirn Reiz-Pausen, damit es kreativ sein kann!

Greifen Sie zur Abwechslung zum Hörer anstatt den Termin als „Teams-Meeting“ zu führen, wenn der Zweck des Termins dies erlaubt und Sie z.B. keine Dokumente teilen müssen. Das „Bildschirm-Schauen“ ist für unsere Augen und unser Gehirn nicht nur anstrengend; es verhindert auch ein weites Sichtfeld und damit ist unsere Fähigkeit eingeschränkt, kreative Lösungen zu finden. Multi-Tasking, wie z.B. während eines „Calls“ auch noch Emails zu checken oder einen Blick aufs Smartphone zu werfen, sollten Sie unbedingt vermeiden. Ihr Gehirn wird es Ihnen durch qualitativ wertvolle Beiträge danken.

Für eine optimale Zusammenarbeit mit Ihrem Hirn, empfiehlt es sich auch, in der Freizeit keine beruflichen E-Mails oder Anrufe mehr zu bearbeiten. Schalten Sie Computer und Smartphone aus und gönnen Sie sich echte Pausen. Falls Sie dann mit einer Art „Langeweile“-Gefühl konfrontiert werden, versuchen Sie dies bewusst einmal auszuhalten. Es lohnt sich!

Dies ist die Fähigkeit des Boundary Management, die in Zukunft immer wichtiger wird. Die VUCA-Welt lässt Grenzen verschwimmen, daher ist es umso wichtiger, dass wir uns eigene Grenzen setzen.

Unser Tipp 3: Seien Sie das gesunde Vorbild für ihre Mitarbeiterinnen!

Richten Sie sich selbst ihren Arbeitsplatz und -ablauf so ein wie es für Sie selbst passt und ermutigen Sie ihre MitarbeiterInnen dies ebenfalls zu tun. Nutzen Sie die Chancen der neuen Arbeitswelt indem auch die Kinderbetreuung darin Platz finden kann.

  • Richten sie die Pausen so ein, dass es für sie und ihre Familie passt.
  • Planen Sie zwischen Videokonferenzen Karenzzeiten ein
  • Sorgen sie regelmäßig und routiniert für frische Luft und Bewegung
  • Ernähren Sie sich gesund. Trinken Sie viel!  

Unser Tipp 4: Psychische Gesundheit pflegen

Frühwarnzeichen von psychischer Überlastung können sehr offensichtlich sein, wie beispielsweise Schwierigkeiten mit dem Ein- und Durchschlafen und mit dem Aufstehen oder dem Aufraffen für die Arbeit. Auch Konzentrationsschwierigkeiten, Vergesslichkeit und Spannungskopfschmerzen sind wichtig zu beachten. Jeder Mensch hat eine individuelle Belastungsgrenze und Fähigkeit, Stress zu ertragen. Versuchen Sie diese für sich selbst und für ihre Mitarbeitenden zu erkennen.

Hilfreich dabei können die Menschen sein, die Sie gut kennen. Woran erkennen die bei Ihnen Stress? Woran merken Sie diesen bei sich selbst. Stress ist nicht per se schlecht. In der richtigen „Dosis“ ist er hilfreich; aber in Überdosis auf Dauer ist er sehr schädlich.

Genossenschaftsbanken haben in der Regel ein betriebliches Gesundheitsmanagement, dass Sie bei der Selbstfürsorge unterstützen kann. Auch die Krankenkasse hilft, wenn Sie Präventionsangebote suchen.

Welche Erfahrungen haben Sie mit digitaler Distanzführung gemacht? Schreiben Sie uns oder lassen Sie uns dazu austauschen.

Weitere Informationen finden Sie unter: Leadership-Workhack "Digitale Teamführung"

Matthias Lanig

Seniorberater, Organisationsentwickler und Agile Coach

Jana Kehr

B.Sc. Wirtschaftspsychologin, Consulting Assistant
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Joachim Kehr

Diplom-Betriebswirt (FH), Geschäftsführer

Markus Vitinius

Diplom-Kaufmann, Prokurist & Seniorberater
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